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仕事ができない人は知らない!仕事の効率化・ミスを無くすたった1つの方法

30代サラリーマンブロガーのべべくん@bebekun999 です!

仕事に役立つ記事を書いています!!

毎日、同じ仕事をしていると惰性で業務をこなす事ってありますよね?

同じ仕事ばかりやっているとモチベーションも保てずに、ついつい仕事に熱が入りませんよね。そんなアナタは要注意です!仕事の効率も上がらず、最終的には大きなミスを起こしてしまう事も・・・

そんな状況を解決する方法があります!それは自分が行っている仕事のマニュアルを自分自身で作って改善していく事です。

今回「無印良品は、仕組みが9割」という本で紹介されていた内容を参考に記事にしました。

 

 

マニュアルと聞くと機械的で、どこか冷たい印象を感じる方もいるかもしれませんが、今回紹介する事を実践することで仕事の効率化とミスを無くす事が出来ると断言します!

本当に読んで良かったビジネス書のまとめ記事も書いています。

社会人は読んでおくべき!?おすすめのビジネス書とは

自分のマニュアルを作る意味

自分の今、行っている仕事1つ1つにマニュアルを作っていきましょう!

なぜか?それはマンネリ化してしまっている仕事の効率化とミスをなくす事です。

よく、医療業界から「ヒヤリ・ハット」という言葉を聞いた事はありませんか?

ヒヤリ・ハットとは、突発的なミスにヒヤリとしたりハッとしたりするものであると言われています。

例えば、毎日患者さんに同じ薬を投与していて、分量が変わった時に気づかなかった・・・

手術中に用意しておく器具が揃ってない事に気付いたり・・・

一歩、間違えたら大変な事故が起きるであろう仕事が日々のマンネリ化で気づく事が出来ない。

あなたも仕事で最近当てはまる事はありますか?

ミスをなくし、更に仕事の効率を上げる事が出来るのが「自分のマニュアル」を作る事です。

自分のマニュアルの作りかた

まず、仕事の目的を考える

まず、自分が会社で行っている業務について何の目的で行っているのか考えてみましょう。

 

例えば、あなたの会社で毎日朝礼を行っているとしましょう。なぜその朝礼を行っているんでしょう?答えられないアナタは惰性で朝礼を行っている可能性が高いです。

考えてみて目的が不明確な業務については無駄な業務の可能性が高いです。

マニュアルを作る前にまずは

本当に必要な仕事なのか?足りない仕事が無いのか?を考えましょう。

朝礼の目的として挙げられるのは社員のコミニュケーションを図る事や連絡事項を共有する事ですよね。

朝礼を例に挙げて自分のマニュアルを作っていきましょう。

4つのカテゴリーからマニュアル化する

本当に必要な業務だけをマニュアルにしていきましょう。

4つのカテゴリーでマニュアル化する事が本誌では重要だと紹介されていました。

何・なぜ・いつ・誰が

4つを明確にしてマニュアル化してみましょう。

 

先ほどの朝礼を例に

●朝礼のマニュアル

始業時に社員が全員で集まり、挨拶や連絡をする行事

なぜ 社員同士で連絡事項を共有するため

いつ 毎日始業開始から10分間

誰が 全社員

といった感じになるでしょう。

ここのなぜ(目的)が重要になってきます。

先ほど、紹介した通り仕事の目的を明確にしなければマンネリ化を生むからです。

この目的が明確になっていれば、朝礼の内容を改善する時にも役に立ちますね。

あくまでも例としてですが、社員同士で連絡事項を共有する為にA社(想像上の会社です)は朝礼を行っているとして朝礼の内容は

・前日に会議で決まった事

・今週の目標

・今日のスケジュール

・昨日あったトラブルやミス

といった具合になるでしょうか。

なぜ、やるのかを考える事が大事です。目的からズレている内容については、悪く言えば無駄なので省いても構わないという事です。

あと、自分のマニュアルなんだから自分でやるの当たり前じゃん!って思う方もいると思いますが、自分しかできない事なのか、部下でも出来る権限のある仕事なのか明確にする意味でも「誰が」という事も重要になってきます。

PDCAの速い繰り返しで仕事の効率UP

PDCAとは、計画(Plan)・実行(Do)・評価(Check)・改善(Act)のプロセスを順に実施する手段です。

それを自分のマニュアルに当てはめて実行していくという事です。その繰り返しが速ければ速いほど良いという事です。

計画自分のマニュアルを4つのカテゴリーで考えて作成する

実行まず、その通りにやってみる

評価日毎・週間・月間・年間(速いほど良い)で目的から考えてマニュアルは合っていたの考えてみる。

改善マニュアルの内容の見直しをする

さっきの朝礼のマニュアルを例に出すと

●朝礼のマニュアル

始業時に社員が全員で集まり、挨拶や連絡をする行事

なぜ 社員同士で連絡事項を共有するため

いつ 毎日始業開始から10分間

誰が 全社員

 

●朝礼の内容

・前日に会議で決まった事

・今週の目標

・今日のスケジュール

・昨日あったトラブルやミス

評価

連絡事項を伝える目的で10分で終わらせる計画が20分掛かってしまっている

改善

今日のスケジュールと今週の目標については朝礼の場で伝達をするのを止めて、全員が見れるホワイトボードに書き出す様にする

といった具合になるでしょうか。

マニュアルの4つのカテゴリーに対して実行できていたかを評価して改善する事が大事だという事です。

そもそもマニュアルという計画した事が自分の中で明確になっていなければ、評価のしようがありませんし、何となくやっている(実行)事になってしまいますよね。

最後に

いかがでしたか?

今回は、仕事の効率UPとミスを無くす為に、仕事・業務毎に自分のマニュアルを作成する方法を紹介させていただきました。

参考にさせていただいたのはこちらです。

ビジネスマンにとって役に立つ1冊になっていました。

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